MANADO - Kantor Wilayah Kementerian Hukum Sulawesi Utara (Kanwil Kemenkum Sulut) tengah gencar melaksanakan inisiatif untuk meningkatkan Pengelolaan dan Evaluasi Arsip di seluruh bagian kerjanya.
Upaya ini melibatkan seluruh divisi, bagian, dan bidang, dengan fokus pada penataan kembali tata kelola arsip.
Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum (Kabag TUM), Denny Porajow menghimpun seluruh pengampu pengarsipan Kanwil Kemenkum Sulut dalam evaluasi pengelolaan kearsipan pada Kamis (2/10).
Dalam giat yang berlangsung di Ruang Rapat Kakanwil ini, Kabg TUM mengingatkan tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) kepada setiap pengelola arsip.
"JRA ini memiliki peran krusial dalam mengurangi penumpukan arsip fisik yang selama ini memakan ruang dan waktu. Dengan adanya JRA, proses pengelolaan arsip menjadi lebih efisien dan terstruktur," pesan Kabag TUM.
Saat ini, Kanwil telah memulai transisi di mana sebagian besar jenis arsip sedang dalam proses evaluasi. Penting untuk diketahui bahwa tidak semua arsip dapat dimusnahkan. Kategori arsip seperti arsip vital dan arsip statis harus dipertahankan, sedangkan arsip inaktif akan disaring sesuai JRA.
Kabag TUM berpesan, setiap bidang/bagian wajib mengikuti Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan. Sebagai panduan teknis, Bagian Tata Usaha dan Umum (TUM) akan menerbitkan Nota Dinas (Nodin).
"Apabila arsip sudah memasuki jadwal retensi (masa simpan telah habis), Pejabat Penghubung (PIC) di setiap bidang/bagian untuk menginventarisir arsip tersebut dan segera berkoordinasi dengan Bagian TUM agar dapat diproses untuk pemusnahan arsip sesuai prosedur yang berlaku," terang Kabag TUM.
