MANADO – Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum Sulawesi Utara, Kurniaman Telaumbanua, bersama para Kepala Divisi beserta jajaran menggelar Rapat Koordinasi Majelis Pengawas Notaris (MPN) se-Sulawesi Utara, yang berlangsung di Aula Sam Ratulangi, Manado pada Rabu (8/10).
Kegiatan ini dihadiri oleh para Ketua, Wakil Ketua, Anggota, serta Sekretaris Majelis Pengawas Notaris, baik dari tingkat Pusat (MKN), Wilayah (MPW), maupun Daerah (MPD), termasuk peserta yang bergabung secara virtual dari berbagai kabupaten dan kota di wilayah Sulut.
Dalam sambutannya, Kepala Kantor Wilayah Kemenkum Sulawesi Utara, Kurniaman Telaumbanua, menyampaikan apresiasi kepada seluruh peserta yang telah hadir. Ia menegaskan bahwa rapat koordinasi ini menjadi forum penting untuk menyamakan persepsi, memperkuat koordinasi, dan memperbaiki mekanisme kerja Majelis Pengawas Notaris di seluruh wilayah Sulawesi Utara.
“Dari hasil evaluasi dan laporan yang kami terima selama 10 bulan terakhir, ternyata masih ada perbedaan pemahaman di antara anggota majelis, sekretariat, maupun staf mengenai tugas, fungsi, dan prosedur pengawasan terhadap notaris. Karena itu, kita perlu menyatukan langkah dan memastikan semuanya berjalan sesuai standar,” ujar Kurniaman.
Salah satu isu utama yang dibahas adalah penertiban pengelolaan protokol notaris. Kepala Kantor Wilayah mengungkapkan masih ditemukan sejumlah permasalahan, antara lain protokol notaris yang belum diserahkan meski pejabatnya telah meninggal dunia, bahkan ada kasus satu protokol dipegang oleh lebih dari satu orang.
Kurniaman juga menyoroti pentingnya pembentukan database khusus untuk mendokumentasikan rekam jejak notaris, termasuk riwayat penghargaan, pelanggaran, maupun sanksi yang pernah diterima. Sistem ini diharapkan dapat membantu majelis dalam mengambil keputusan pembinaan dan pengawasan dengan lebih objektif.
“Kita perlu punya sistem seperti di ASN, ada aplikasi Simpeg tapi versi notaris. Dengan begitu, kita bisa menelusuri apakah seorang notaris pernah mendapatkan sanksi atau tidak, sehingga keputusan majelis lebih tepat dan proporsional,” jelasnya.
Dalam kesempatan tersebut, Kurniaman juga menekankan pentingnya keseragaman format dan SOP (Standard Operating Procedure) di seluruh MPD dan MPW. Saat ini, masih ditemukan perbedaan dalam format surat panggilan, berita acara, dan keputusan majelis antarwilayah.
“Format keputusan majelis, surat panggilan, bahkan siapa yang menandatangani dokumen pun masih berbeda-beda antar daerah. Ini tidak boleh terus dibiarkan. Kita harus punya satu standar yang sama agar pelaksanaan pengawasan berjalan tertib dan terukur,” tegasnya.
Terkait kewajiban pemeriksaan berkala terhadap protokol notaris, Kurniaman mengakui bahwa pelaksanaannya belum optimal akibat keterbatasan anggaran. Meski demikian, ia mendorong agar MPD tetap berinisiatif melakukan pemeriksaan di wilayah yang mudah dijangkau sembari menunggu dukungan anggaran.
“Kalau bisa dilakukan tanpa menunggu anggaran, mari kita lakukan dulu untuk wilayah-wilayah yang terjangkau. Kantor Wilayah akan berupaya memfasilitasi agar beban MPD bisa lebih ringan,” tambahnya.
Sebagai tindak lanjut dari rapat ini, Kanwil Kemenkum Sulut juga akan menyiapkan ruang khusus Sekretariat Majelis Pengawas di lingkungan Kantor Wilayah. Ruangan tersebut akan difungsikan sebagai pusat penyimpanan dokumen dan laporan sebelum diberlakukannya sistem digital.
Menutup sambutannya, Kepala Kantor Wilayah menegaskan kembali komitmen Kemenkum Sulut untuk memperkuat integritas dan sinergi di seluruh jajaran Majelis Pengawas.
“Kita semua memiliki tanggung jawab moral dan profesional untuk menjaga marwah jabatan notaris. Mari kita bekerja dengan satu visi, satu pemahaman, dan satu standar yang sama. Dengan begitu, pengawasan notaris di Sulawesi Utara akan semakin transparan, akuntabel, dan berintegritas,” pungkasnya.
Kegiatan rapat koordinasi ini turut diisi dengan sesi diskusi dan penyamaan persepsi mengenai penerapan SOP, penanganan laporan masyarakat, serta mekanisme pelaporan hasil pemeriksaan protokol notaris. Diharapkan, hasil rakor ini dapat menjadi langkah awal dalam mewujudkan sistem pengawasan notaris yang lebih efektif dan profesional di Provinsi Sulawesi Utara.
